目次
「ペーパーレス」って何？
ペーパーレスとは、今まで紙で作成していた資料をデジタル化し、
活用していくことを意味します。
例えば、資料をたくさん使うシーンとして会議が挙げられますが、
今まで使っていた紙資料をスキャンし、
タブレットやパソコンに表示させてチェックしていく形になります。
ペーパーレスは様々な企業で取り組まれていますが、
ペーパーレスが推奨される背景は何かご紹介しましょう。
ペーパーレスが推奨される背景
ペーパーレスにより紙の使用が不要になることで、
コストの削減や紙の消費を減らし環境保全につながるといった狙いがあります。
日本製紙連合会によるとITの発達により、
情報誌や新聞紙などはペーパーレスが進んでおり、
電子書籍として楽しまれている方も少なくないでしょう。
企業では様々な資料を使いますが、ペーパーレスにより必要な資料を探しやすくなり、
また複数人が同時に閲覧できるメリットもあります。
今は働き方革命によりテレワークも推奨されており、
デジタルでサーバーに保管されている状態なら
テレワークでも必要な書類を見ることが可能です。
このようにコストや環境、業務の効率化などの効果に期待できることから、
ペーパーレスの推奨が求められています。
電子申請で添付書類が廃止になる方針
2017年12月22日に開催された官民データ活用推進戦略合同会では、
安倍晋三首相が「戸籍や登記に関する証明書など
電子申請にかかる紙の添付を一括して撤廃します」と発言しました。
これは行政手続きを電子申請した場合、
紙の添付書類の提出が不要になるということです。
通常はパスポートの発給などの手続きでは、
戸籍謄本か戸籍抄本が必要ですが、
住民票や戸籍謄本といった書類を行政機関の間で共有することで、
添付書類を取得せずに手続きの全てを
ネットで完結できるようになる仕組みとなっています。
個人の認証はマイナンバーカードの読み取りやID入力などで行われるとようで、
2018年秋の臨時国会で改正案を提出とシステム整備を行う方針です。
国や地域の行政手続きは約4万3000万種類に及び、
法令上では9割の手続きで電子申請が行えますが、
実際に導入しているのはわずか12%とされています。
そのため、4分の1は紙の添付書類が必要になるのでは
という行政関係者の声もあります。
しかし、日中なかなか行政手続きができない人にとって、
24時間受け付けている電子申請は便利なものでしょう。
ただ、ネットの利用が苦手な人やネットを使わない
高齢者層には少しメリットが薄いかもしれません。
ペーパーレスのメリットとデメリット
ペーパーレス化は様々なメリットがありますが、
デメリットも存在するのでなかなか普及していない状況が現状と言えます。
では、具体的にどんなメリット・デメリットがあるのかご紹介しましょう。
ペーパーレスのメリット
- コストの削減
紙で資料を作成する場合、紙代や印刷代のコストがかかります。
それに加えて保管する場所の確保や
必要なくなった書類の廃棄費用もかかることがあるでしょう。
小さなコストかもしれませんが、
年間で考えると莫大なコストを消費していることになるので、
ペーパーレスにすることでコストを抑えることが可能です。 - 環境に優しい
紙の原料は木なので、
紙の使用を控えることで森林伐採を減らすことができます。
また、紙の廃棄は燃やして処分することになるので、
その際に二酸化炭素を発生させるため、
温室効果ガスの排出量アップに影響するでしょう。 - 資料の検索性やデザイン性を良くできる
紙媒体は検索機能がないので必要な資料を探すことが困難ですが、
デジタル化した資料は日時やカテゴリにしっかり分けておけば検索しやすいので
、業務の効率化につながります。
また、パソコンからつくった資料であれば要点にマーカーを引いたり、
レーザーポイントでポイント解説をしたりと、
分かりやすいプレゼンが行える機能を会議などで活用することが可能です。 - 情報共有がスムーズ
働き方の多様化や事業のグローバル化により、
遠隔地での業務や海外支社との会議なども増えてきています。
業務や会議で共有したい情報が紙媒体の場合、
各自で用意する必要があるでしょう。
しかし、ペーパーレスなら資料のあるデータサーバーにアクセスしたり、
データを直接送ったりすれば、複数人が同時に閲覧場所を問わず
共有したい資料を見ることが可能です。 - 情報漏洩のリスクを軽減できる
情報漏洩の多くの流出経路は紙媒体であり、主に紛失によるものとされています。
データサーバーに資料を保管すれば持ち運びの際に紛失する心配がなく、
また盗難にあう可能性も減らすことが可能です。
機密性の高い資料であれば閲覧制限を設定することで、
紙の資料以上に高いセキュリティを保持できます。
ペーパーレスのデメリット
- 資料の見えづらさ
閲覧するデバイスによっては資料の文字が小さく、
紙の方が見やすいことがあります。
資料の文字が見えづらい場合、
内容の把握に時間がかかって作業効率が落ちる可能性があるでしょう。
また、別の資料と比較したい場合、
複数枚同時に参照することが困難なケースも考えられます。
資料の見えやすさにも工夫が求められることが
ペーパーレスの課題でしょう。 - 導入コストがかかる
ペーパーレスはランニングコストの削減に効果的ですが、
資料をデジタル化するためには大きな導入コストがかかります。
デジタル化にコストがかかってしまうと、
場合によっては紙媒体の方が安く済むこともあります。 - システム障害やITリテラシーへの不安
サーバー上に保存するため、
システム障害が起きた場合は資料を閲覧できないデメリットがあります。
そのシステムが故障した場合は全ての資料や情報が失われるリスクがあるでしょう。
常にバックアップを取っていればデータを復旧させることは可能ですが
かなりの時間が必要です。
また、経営層をはじめ社内全体でITリテラシーが不足すると、
セキュリティや利用面に不安が残り、情報漏洩の恐れもあります。
社内全体でITリテラシーを強化する取り組みが必要でしょう。
ペーパーレスを進めるときに気をつけること
ペーパーレスの評判の良さから社内と社外問わず
紙の書類を使わない会社は少しずつ増えているものの、
それでもまだペーパーレスを導入していない企業は多いです。
なぜペーパーレスが進まないのか、
進めるにあたり何に気を付けるべきかみていきましょう。
ペーパーレスが進まない理由
マサチューセッツ工科大学出版局（MIT Press）が
15年以上前に発表した心理学の研究論文によると、
Eメールが普及した当時、業務に導入したら
紙の消費量が平均40%も増えた結果があります。
紙の消費量が増えた理由は
紙の持つ薄さ、軽さ、折り曲げしやすい、不透明といった物理的な特性が、
ペンで書く、運ぶ、持ち込むという動作を自然に誘起させていたからです。
つまり、電子ツールで代用するにあたり、
紙のような利便性を持たせないと紙ばかり使ってしまいますし、
心理的な要因で効率が下がってしまう可能性があります。
現在はスマートフォンやタブレットのような
タッチパネルで操作できるモバイルデバイスが普及により、
利便性に対するハードルは低くなっていて
ペーパーレスの敷居も下がっていると言えます。
ただ、十分にツールは揃っていても、
心理的な要因がペーパーレス化の妨げになっているのでしょう。
ペーパーレスを成功させる上で大切なこと
ペーパーレスを成功させるために重要なのは便利なツールではなく、
なぜペーパーレスにするのか「目的」をはっきりさせることです。
ただ書類をデジタル化するだけで特に目的のないペーパーレスは、
社員の理解も得られにくく、不安や抵抗意識を煽るばかりでしょう。
ペーパーレスにすることでどんな将来になるのか、どんな課題が解決されるのか、
業務上どんなメリットがあるのか、目的を社員にしっかり説明し、
目的を浸透させて理解を得ることが成功のカギと言えます。
焦りはペーパーレスの失敗につながる
目的は会社や部門、人によってとらえ方が違うので、
説明の際は理解されやすいメリットやペーパーレスの価値を
具体的にアピールすることが大切です。
効果的にアピールするためには、事前調査により組織の現状やプロセス、
課題を明らかにし、目的の具体化や数値化させましょう。
同時に、実行スケジュールは時間に考慮して作成するようにしてください。
ペーパーレスにメリットがあるからと説明を省き、
理解を得られないまま急いで実行しても、
期待通りの効果を得られない可能性があります。
各組織や社員へ丁寧に説明できる時間を十分に設け、
焦らずにペーパーレスを進めていきましょう。
おまか請求の概要
ここまでペーパーレスの基本的な知識からメリット・デメリット、
ペーパーレス化させるために気をつけることなどをご紹介してきました。
IP・モバイルソリューションやセキュリティコンサルティングなどを
手掛けているフォーバルテレコムでは、
オフィスのペーパーレス化事業にも取り組んでいます。
様々な取り組みがある中で、
コスト削減や業務効率化にもつながるおすすめのシステムがあります。
それは、「おまか請求」です。
おまか請求とはどのようなシステムなのか、詳しくご紹介していきましょう。
おまか請求とは？
おまか請求とは、企業の請求書や支払い通知書、納品書などを
全てWEB化させるシステムです。
管理サイトでCSVファイルをアップロードし、
請求書の公開日をセットすることで、
セットした日に請求書や利用明細などの内容が確認できるようになります。
ユーザー側は各種帳票のPDFファイルをダウンロードすることも可能です。
請求書などの作成には通常手間がかかってしまったり、
印刷・郵送・資材などのコストもかかってしまったりします。
しかし、フォーバルテレコムのおまか請求であれば
人件費や各種コストの削減、さらにデータ準備や印刷、
集荷・郵送などの時間短縮につながるため、
その分他の業務に回すことができ、業務効率化へとつながります。
おまか請求の特徴
元々おまか請求は約20年のシステム稼働実績を誇っており、
信頼できるクラウドサービスと呼べるのではないでしょうか？
また、「ASP・SaaS安全・信頼性に係る情報開示認定制度」といった
第三者機関からの認定も取得しており、
安全性を高度に保つための災害対策も充実しています。
他にも、現在使用している帳簿フォーマットを利用できるようにしたり、
パソコンだけではなくスマホでも請求書の確認を行うことができたりと、
オフィスにおいて利便性の高いペーパーレスシステムと言えるのではないでしょうか。
次回予告
今回、ペーパーレスについて、
さらにフォーバルテレコムのペーパーレスソリューションを
ご紹介してきましたがいかがでしたか？
ペーパーレスソリューションの中でも、
おまか請求はコスト削減と業務効率化にもつながるサービスだと言えるでしょう。
次回は導入シミュレーションや、実際の導入事例についてご紹介します。
フォーバルテレコムのペーパーレスソリューションにおける実際の評判などもご紹介していくので、ぜひ参考にしてみてください。